5 Skill Utama Yang Wajib Dimiliki General Affair (GA)

Posisi General Affair (GA) sering kali dianggap sebagai "tulang punggung" operasional perusahaan. Meskipun tidak selalu terlihat seperti tim penjualan atau pemasaran, peran GA sangat vital dalam memastikan kelancaran operasional sehari-hari. Tanggung jawab GA mencakup berbagai hal seperti manajemen fasilitas, logistik, kebersihan, keamanan, hingga pemeliharaan infrastruktur. 

Peran GA memungkinkan perusahaan untuk berjalan secara efisien, tanpa gangguan yang berarti. GA juga sering kali menjadi garda depan dalam mengatasi masalah yang tidak terlihat namun sangat penting bagi kelancaran operasional kantor. Karena perannya yang sangat beragam, seorang GA perlu memiliki keterampilan yang luas dan kuat. Berikut ini lima skill wajib bagi seorang General Affair untuk mendukung operasional perusahaan dengan efektif.

Baca Juga: 3 Tips Menyeimbangkan Keterampilan Hard Skill Dan Soft Skill

1. Manajemen Waktu yang Efektif

Salah satu keterampilan paling penting bagi seorang profesional General Affair adalah kemampuan mengelola waktu secara efisien. General Affair sering dihadapkan pada banyak tugas sekaligus, dari memastikan pemeliharaan fasilitas berjalan lancar hingga menangani permintaan mendesak dari berbagai departemen. Tanpa manajemen waktu yang efektif, semua tugas ini bisa menumpuk dan menghambat operasional kantor.

Manajemen waktu yang baik tidak hanya tentang menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, tetapi juga soal mengatur prioritas. GA yang andal harus mampu membedakan antara tugas yang penting dan mendesak. Misalnya, ketika ada kebutuhan mendesak seperti kerusakan fasilitas yang mempengaruhi operasional kantor, perbaikan ini harus didahulukan dibandingkan dengan tugas lain yang sifatnya administratif. Dengan pemahaman yang baik tentang prioritas, GA dapat membuat keputusan cepat yang meminimalkan gangguan operasional.

Menjadi seorang General Affair yang efisien juga membutuhkan pemahaman tentang delegasi tugas. Tidak semua tugas perlu ditangani sendiri; dalam beberapa kasus, melibatkan anggota tim atau pihak eksternal dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan dan meningkatkan kualitas hasil.

Untuk meningkatkan keterampilan ini, professional General Affair bisa memanfaatkan teknologi seperti aplikasi manajemen tugas, kalender digital, atau bahkan software project management untuk memastikan semua tugas terorganisir dan terpantau dengan baik.

2. Keterampilan Komunikasi yang Baik

Seorang General Affair harus sering berhubungan dengan berbagai pihak di perusahaan, dari karyawan hingga vendor eksternal. Karena itu, kemampuan komunikasi yang baik sangat penting dimiliki. GA harus bisa menyampaikan informasi dengan jelas, baik secara lisan maupun tertulis, agar tidak terjadi kesalahpahaman yang bisa memengaruhi operasional perusahaan.

Selain itu, kemampuan komunikasi interpersonal juga penting, terutama saat bekerja dalam tim atau berhubungan dengan pihak eksternal. General Affair yang memiliki keterampilan komunikasi yang baik akan lebih mudah dalam menyelesaikan masalah atau memenuhi permintaan dari berbagai departemen. Mereka harus mampu berkomunikasi dengan lugas dan penuh empati, terutama ketika menangani keluhan atau masalah yang membutuhkan perhatian segera.

Seorang profesional GA yang bisa membangun hubungan baik dengan vendor dan penyedia layanan akan lebih mudah mendapatkan dukungan dan penyelesaian masalah yang lebih cepat saat dibutuhkan. Keterampilan komunikasi juga mencakup kemampuan mendengarkan secara aktif. Ketika menghadapi permintaan atau keluhan, GA harus mendengarkan dengan seksama dan memahami kebutuhan dari pihak lain sebelum memberikan respons. Keterampilan mendengarkan ini sering kali diabaikan tetapi sangat penting, terutama saat GA harus menyampaikan solusi atau rekomendasi.

3. Problem Solving dan Pengambilan Keputusan

Dalam menjalankan tugasnya, General Affair sering menghadapi masalah-masalah mendadak yang perlu diselesaikan dengan cepat dan tepat. Misalnya, jika tiba-tiba ada masalah dengan listrik di kantor, GA harus segera mencari solusi agar operasional tidak terganggu. Kemampuan problem solving ini menjadi kunci penting.

Seorang General Affair harus bisa menganalisis situasi, mempertimbangkan berbagai opsi, dan memilih solusi yang terbaik dalam waktu singkat. Keputusan yang diambil mungkin tidak selalu sempurna, tetapi yang penting adalah bagaimana masalah bisa diselesaikan dengan dampak minimal.

Kemampuan mengambil keputusan juga sangat penting dalam memilih vendor atau menentukan prioritas anggaran. GA harus bisa mempertimbangkan kualitas layanan, biaya, dan efektivitas dalam bekerja sama dengan pihak eksternal. Dalam pengambilan keputusan, GA yang berpengalaman juga mempertimbangkan faktor risiko. Keterampilan ini membantu GA untuk menjaga efisiensi operasional sekaligus meminimalkan risiko yang mungkin muncul.

Baca Juga: 5 Cara Memaksimalkan Penggunaan Situs Lowongan Kerja Bagi Pencari Kerja

4. Keterampilan Administrasi dan Manajemen Anggaran

Administrasi dan manajemen anggaran adalah dua keterampilan yang sangat diperlukan bagi seorang General Affair. Mereka akan bertanggung jawab atas berbagai kebutuhan operasional, seperti pengadaan peralatan kantor, pemeliharaan fasilitas, hingga manajemen logistik. Untuk itu, GA harus teliti dalam mengelola administrasi agar semuanya tercatat dengan baik.

Selain administrasi, GA juga harus bisa mengelola anggaran perusahaan dengan efektif. Pengeluaran operasional harus sesuai dengan anggaran yang sudah ditentukan oleh manajemen. Ini sangat penting untuk menjaga agar perusahaan tidak mengeluarkan biaya lebih dari yang direncanakan, tanpa mengorbankan kualitas layanan atau fasilitas.

Seorang General Affair yang baik harus mampu merinci pengeluaran secara transparan dan memastikan setiap pengeluaran memiliki alasan yang jelas. Laporan anggaran yang akurat dan perencanaan ke depan akan sangat membantu dalam menjaga stabilitas keuangan operasional. Penting juga bagi seorang GA untuk terus memantau perkembangan harga di pasaran. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk menghemat pengeluaran sekaligus memastikan barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan operasional.

5. Fleksibilitas dan Kemampuan Beradaptasi

Pekerjaan General Affair sangat dinamis dan sering kali menghadapi situasi yang tidak terduga. Seorang GA harus fleksibel dan mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan. Misalnya, jika perusahaan tiba-tiba harus pindah ke lokasi baru atau mengadakan acara besar, General Affair harus siap mengkoordinasikan semua kebutuhan logistik dan fasilitas dengan cepat.

Fleksibilitas tidak hanya tentang kemampuan beradaptasi secara cepat, tetapi juga tentang kesiapan mental untuk menghadapi tantangan yang beragam setiap hari. GA perlu memiliki kemampuan multitasking yang kuat, sehingga mereka bisa menangani berbagai tugas sekaligus tanpa mengorbankan kualitas atau ketepatan waktu.

Kemampuan multitasking juga sangat penting, karena GA sering kali harus menangani beberapa tugas sekaligus. Fleksibilitas ini akan membantu GA untuk beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan yang selalu berubah-ubah, tanpa kehilangan fokus pada kualitas pekerjaan yang dilakukan.

Fleksibilitas juga melibatkan keterampilan dalam menyusun rencana cadangan. Seorang GA yang baik akan selalu memiliki alternatif jika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana, misalnya, jika vendor utama tiba-tiba tidak dapat memenuhi permintaan. Dengan begitu, operasional perusahaan tetap berjalan tanpa kendala berarti.

Baca Juga: 6 Hal Yang Kamu Dapatkan Dari Program Management Trainee

Itulah beberapa skill wajib bagi seorang General Affair. Cek lowongan pekerjaan e-recruitment.id untuk membangun karier yang lebih cerah sebagai General Affair. Anda bisa memanfaatkan filter lowongan untuk menyesuaikan dengan minat, lokasi, kisaran gaji, ataupun kualifikasi pendidikan yang Anda miliki.